// Hướng dẫn sử dụng

Trợ lý OPAN — dùng thế nào?

Trợ lý OPAN là "bộ não thứ 2" của công ty: Bạn hỏi bằng giọng nói (hoặc gõ chữ), Trợ lý trả lời ngắn gọn và đọc ra loa — về lịch, công việc của Bạn trên OPAN CRM và kiến thức chung của công ty. Trợ lý còn nhắc việc đúng giờ.

01Bắt đầu & đăng nhập

Mở Chrome (khuyên dùng), Edge hoặc Safari, vào ai.opanvietnam.com.
Bấm ĐĂNG NHẬP ở góc phải trên. Dùng đúng tài khoản OPAN CRM của Bạn — email & mật khẩu, hoặc nút đăng nhập bằng Google.
Lần đầu nói chuyện, trình duyệt hỏi quyền Micro → bấm Cho phép.

Báo "Tài khoản chưa được cấp quyền vào Trợ lý OPAN"? Tài khoản CRM dùng chung cho CRM · EDU · Trợ lý, nhưng quyền vào Trợ lý do Quản trị duyệt riêng. Bạn liên hệ Quản trị để được cấp.

Đăng xuất: bấm vào tên Bạn ở góc phải trên → ĐĂNG XUẤT. Việc này chỉ đóng trang Trợ lý, không đăng xuất CRM / EDU.

02Nói chuyện với Trợ lý

Chạm vào quả cầu sáng ở giữa (hoặc nút tròn phía dưới, hoặc phím Space trên máy tính). Chữ dưới nút đổi thành ĐANG NGHE.
Nói câu hỏi bằng tiếng Việt, tự nhiên như nói với đồng nghiệp. Có thể ngập ngừng — Trợ lý chờ Bạn ngừng khoảng 2 giây mới coi là nói xong.
Trợ lý ĐANG NGHĨ vài giây, rồi ĐANG NÓI: câu trả lời hiện chữ ở dưới và được đọc ra loa.
Hội thoại liên tục: đọc xong, Trợ lý tự nghe tiếp — Bạn cứ nói câu sau, không cần chạm lại.

Muốn…	Làm thế này
Ngắt lời khi Trợ lý đang đọc	Chạm vào quả cầu → Trợ lý dừng ngay và nghe Bạn.
Kết thúc cuộc nói chuyện	Im lặng 5 giây, hoặc nói "thôi", "cảm ơn", "tạm biệt".
Dừng nghe giữa chừng	Chạm quả cầu lần nữa khi đang ĐANG NGHE.
Không tiện nói (đang họp, chỗ ồn)	Gõ vào ô "Hoặc gõ câu hỏi…" ở đáy trang → bấm GỬI (hoặc Enter).

Các trạng thái dưới nút tròn

STANDBY	Đang chờ — chạm quả cầu để nói.
ĐANG NGHE	Micro đang mở, Bạn nói đi.
ĐANG NGHĨ	Trợ lý đang tra cứu & soạn câu trả lời (thường 2–5 giây). Lúc này micro tắt.
ĐANG NÓI	Đang đọc câu trả lời. Micro tắt — muốn ngắt thì chạm quả cầu.
CÓ LỖI	Xem dòng thông báo phía trên, thử lại hoặc gõ câu hỏi.

Mẹo nghe rõ: nói ở chỗ yên tĩnh, cách máy khoảng 30–50 cm. Đọc tên riêng / mã công trình chậm và rõ. Chỗ ồn thì dùng tai nghe có micro.

03Hỏi được những gì

Lịch & công việc của chính Bạn (trên OPAN CRM)

Hôm nay mình có việc gì? Ngày mai có lịch họp không? Tuần sau mình có những việc gì? Thứ ba này lịch thế nào? · Còn cuối tuần thì sao? Ngày 15/10 mình có hẹn gì không? · Tháng sau có mốc công trình nào?

Trợ lý hiểu: hôm nay, ngày mai, mốt, tuần này, tuần sau, thứ hai… chủ nhật, cuối tuần, ngày cụ thể (15/10), tháng này, tháng sau, "7 ngày tới"…

Kiến thức chung của công ty

LHK là gì? · Quy trình bàn giao công trình gồm những bước nào?

Trợ lý chỉ trả lời từ Bộ não OPAN (tài liệu & kiến thức quản lý đã dạy). Chưa có thông tin thì Trợ lý nói rõ "bộ não OPAN chưa có thông tin này" — không bịa.

Câu hỏi nhanh (trả lời ngay, không tính lượt)

Bây giờ là mấy giờ? · Hôm nay là thứ mấy?

Hỏi tiếp theo mạch

Trợ lý nhớ câu vừa hỏi, nên Bạn hỏi ngắn được: "Hôm nay mình có việc gì?" → "Còn ngày mai thì sao?"

Giới hạn: mỗi nhân viên tối đa 30 câu / ngày (câu hỏi nhanh về giờ, ngày, lời chào không tính). Quản trị cấp 1 không giới hạn. Câu trả lời gọn 2–4 câu; muốn chi tiết thì nói "nói chi tiết hơn".

04Nhắc việc

Nhắc tôi 2 phút nữa ra lấy tài liệu. 3 giờ chiều nhắc tôi gọi khách. · Thứ sáu 9 giờ nhắc mình họp giao ban.

Trợ lý trả lời ngắn, ví dụ "2 phút nữa là 21:45, mình sẽ nhắc bạn." và tự lưu luôn.
Phía dưới hiện thẻ "✓ Đã lưu · nhắc lúc …" kèm nút HUỶ (khoảng 20 giây). Lỡ nghe nhầm → bấm HUỶ là xoá.
Việc cũng có trong OPAN CRM → mục Hôm nay của Bạn.
Đến giờ: Trợ lý đọc nhắc và hiện thẻ ĐẾN GIỜ NHẮC. Bấm ĐÃ BIẾT để thôi nhắc, hoặc NHẮC LẠI SAU 10 PHÚT. Cũng có thể nói "đã biết" / "nhắc lại sau".
Chưa bấm "Đã biết" → Trợ lý nhắc lại mỗi 5 phút, tối đa 4 lần.

Nhận nhắc cả khi đã đóng trang

Máy tính / Android: khi trình duyệt hỏi "Hiện thông báo" → bấm Cho phép.
iPhone / iPad: mở trang bằng Safari → bấm nút Chia sẻ → Thêm vào Màn hình chính → mở Trợ lý từ biểu tượng mới đó → cho phép thông báo. (Cần iOS 16.4 trở lên.)
Nếu máy chặn thông báo, Trợ lý chỉ nhắc được khi trang còn mở.

05Các trợ lý chuyên môn (nút tròn quanh quả cầu)

Mỗi nút là một mảng việc của OPAN (Kinh doanh, Thiết kế, Thi công, Nội thất, Đào tạo…). Bấm vào nút để xem mảng đó đảm nhận gì và các câu "Thử hỏi" — bấm câu mẫu là hỏi luôn.

Xanh	Trợ lý / chức năng đang hoạt động.
Vàng cam	Mảng nghiệp vụ của công ty.
Xám mờ	Kết nối chưa bật (EDU, Lịch, Email, Drive… — sẽ mở dần). Riêng CRM đã bật (có nhãn ON): Trợ lý đọc lịch & việc CRM của Bạn.

Cột lối tắt bên trái (trên điện thoại: nút ☰): Bộ não OPAN, Cách nói chuyện, Nạp kiến thức, Hiệu ứng nền, và đường dẫn sang OPAN CRM, OPAN EDU, Website OPAN.

06Giọng đọc & cài đặt

Bấm Cách nói chuyện (cột trái hoặc ☰):

Hội thoại liên tục — bật (mặc định): đọc xong tự nghe tiếp. Tắt: mỗi câu chạm quả cầu một lần.
Chọn giọng đọc — danh sách giọng tiếng Việt có sẵn trên máy Bạn, bấm ▶ để nghe thử, chọn giọng ưng ý. Lựa chọn được nhớ trên máy đó.

Vì sao máy mỗi người giọng khác nhau? Hiện Trợ lý dùng giọng đọc miễn phí có sẵn của trình duyệt / máy (Mac thường có giọng "Linh"). Giọng Việt tự nhiên hơn đang được chuẩn bị ở giai đoạn sau.

Hiệu ứng nền: đổi kiểu sóng nền cho dễ nhìn — chỉ là giao diện, không ảnh hưởng chức năng.

07Dạy Trợ lý (dành cho quản lý được giao)

Quản lý được Quản trị giao quyền có thể nạp kiến thức công việc cho Bộ não OPAN theo từng mảng. Điều đã lưu được Trợ lý dùng để trả lời mọi người trong công ty.

Bấm Nạp kiến thức → VÀO GIAO DIỆN DẠY TRỢ LÝ. Bảng DẠY BỘ NÃO OPAN hiện ra (kéo thanh tiêu đề để dời chỗ; nút "–" để ẩn, mở lại bằng nút BẢNG DẠY).
Chọn mảng đang dạy ở ô chọn (hoặc Tự phân bổ — Trợ lý tự xếp từng ý vào đúng mảng).
Dạy theo 1 trong 3 cách:
- BỘ CÂU HỎI — dán / gõ các câu hỏi (mỗi dòng 1 câu) hoặc bấm ✦ TRỢ LÝ GỢI Ý 8 CÂU; bấm Hỏi tôi để Trợ lý đọc câu rồi nghe Bạn trả lời, hoặc Gõ trả lời; HỎI LẦN LƯỢT để đi hết bộ.
- TRÒ CHUYỆN — nói tự nhiên, Trợ lý hỏi lại chỗ chưa rõ.
- DÁN TÀI LIỆU — dán quy trình, quy định, bảng giá… từ Word / Zalo → GỬI CHO TRỢ LÝ ĐỌC.
Xong buổi → bấm TÓM TẮT & LƯU. Trợ lý liệt kê các điều đã ghi: bỏ tích điều chưa đúng, sửa chữ trực tiếp nếu cần → LƯU.
Tab ĐÃ CÓ xem lại kiến thức đã lưu của mảng.

Chỉ dạy kiến thức công việc (quy trình, kinh nghiệm, quy định, thuật ngữ) — không ghi chuyện cá nhân, không ghi số điện thoại / mật khẩu. Lượt dạy không trừ vào 30 câu hỏi/ngày (giới hạn riêng 200 lượt/ngày).

08Dành cho Quản trị

Cấp quyền vào Trợ lý cho nhân viên: trên OPAN CRM, tích quyền vào trang Trợ lý cho tài khoản (Quản trị cấp 1 / Admin OPAN).
Phân quyền dạy (Quản trị cấp 1): Nạp kiến thức → PHÂN QUYỀN DẠY (QUẢN TRỊ) → bấm tên mảng cạnh từng người để giao / thu quyền (lưu ngay; 1 người dạy được nhiều mảng).
Thêm / sửa / ẩn trợ lý chuyên môn (Quản trị cấp 1): trong ☰. Ẩn đi vẫn khôi phục được.
Sắp xếp nút quanh quả cầu (làm trên máy tính): ☰ → ⇄ Sắp xếp & nối chuyên môn — kéo nút để dời, bấm lần lượt 2 nút để nối / bỏ nối, tự lưu, xong bấm XONG.

09Gặp trục trặc?

Hiện tượng	Cách xử lý
Trợ lý không nghe thấy	Bấm biểu tượng ổ khoá cạnh địa chỉ web → bật Micro → tải lại trang. Kiểm tra máy có đúng micro không.
Hiện chữ nhưng không có tiếng	Kiểm tra loa / âm lượng; vào Cách nói chuyện chọn giọng tiếng Việt khác. Vẫn im → tắt hẳn Chrome (Mac: ⌘ Q; Windows: đóng hết cửa sổ) rồi mở lại.
Nghe sai chữ	Nói chậm, rõ, chỗ yên tĩnh; hoặc gõ câu hỏi.
Báo phiên đăng nhập đã đóng	Thường do vừa đăng xuất ở CRM / EDU trên máy khác. Đăng nhập lại là được.
Báo mất mạng / trả lời quá lâu	Kiểm tra mạng rồi hỏi lại.
Báo đã hỏi đủ 30 câu	Hết lượt hôm nay, mai dùng tiếp.
Câu trả lời chưa đúng	Hỏi lại cụ thể hơn (nêu ngày, tên công trình). Nếu là kiến thức công ty còn thiếu / sai → báo quản lý mảng đó để dạy lại.

10Dữ liệu & quyền riêng tư

Trợ lý đọc CRM bằng chính tài khoản của Bạn — chỉ thấy những gì Bạn được xem trên CRM, không hơn.
Trợ lý chỉ ghi duy nhất 1 thứ: việc nhắc của chính Bạn (khi Bạn nhờ nhắc). Không tự gửi tin nhắn, email.
Không lưu ghi âm giọng nói. Câu hỏi được lưu dạng chữ để đếm lượt và theo dõi chi phí.
Kiến thức nội bộ chỉ hiện sau khi đăng nhập.